Antes de ampliar este articulo considero prudente destacar el hecho de que, como asesor empresarial, la experiencia día a día me demuestra que el área financiera es la columna vertebral dentro de cualquier modelo de negocios, independientemente de su naturaleza.
Por ello es de suma importancia que todo emprendedor y/o empresario domine al menos un conocimiento básico para monitorear el área financiera de su empresa y que eso le permita tener un crecimiento sostenido, a pesar del contexto en el que se encuentre.
La primera clave: es dividir las finanzas personales de las empresariales. Esto aunque suele parecer un paso difícil de dar, es el de mayor importancia para garantizar el éxito financiero de una empresa y de cualquier empresario.
La segunda clave: es registrar o documentar absolutamente todos los movimientos financieros, tanto ingresos como egresos diariamente, para poder generar la data necesaria y alimentar los indicadores de gestión.
La tercera clave: es definir los correctos indicadores de gestión, que te permitan monitorear el performance en tiempo real del modelo de negocios.
La cuarta clave: es desarrollar una estructura de costo general de la empresa, que te permita conocer el punto de equilibrio de la misma. Este punto de equilibrio te permitirá conocer cuanto debes vender mes a mes (cifra definida en metálico), para al menos sostener la estructura, aunque sea sin generar lucro alguno.
La quinta clave: es desarrollar una estructura de costo marginal por producto y/o servicio, que te permita conocer cuáles son los márgenes de utilidad que puedes manejar, luego del porcentaje de gastos administrativos y operativos que todo producto debe tener incluido en su precio de venta, además de los costos particulares asociados al mismo.
Adicionalmente como BONUS aprovecho este articulo para describir brevemente los 3 principales estados financieros, los cuales van a permitir a todo emprendedor y empresario conocer la salud financiera de su empresa en tiempo real, no solo para realizar las correcciones necesarias en el momento oportuno, sino también para definir estrategias que verdaderamente hagan crecer el modelo de negocio.
Los principales estados financieros son estos tres:
- Balance general.
- Estado de resultados.
- Estado de flujos.
También existen algunos más, como por ejemplo el estado de utilidades retenidas, las notas explicativas, el estado de cambios en el patrimonio neto o el estado de cambios en la situación financiera. Todos los datos importantes contenidos en estos documentos se suelen recopilar en un informe financiero, que sirve para conocer la situación de la empresa a nivel financiero. Pero mi intención es brindar un glosario de términos sencillo y digerible para todo emprendedor.
Balance general
El balance general o de situación es el documento contable que informa la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Básicamente, se trata de un informe que presenta, de forma muy clara, la situación patrimonial de la empresa: lo que tiene (activo), lo que debe (pasivo), el valor de sus propiedades y derechos, las obligaciones y el capital.
Es fundamental que el balance nunca esté descuadrado. Esto quiere decir que el total del activo debe ser equivalente a la suman del pasivo más el patrimonio neto. Si esto no es así, debes ver dónde está el error.
A la hora de hacer el cálculo, debes tener en cuenta las diferentes masas patrimoniales de estas tres variables:
El activo: se divide, a su vez, en activo corriente y no corriente. Este último hace referencia a los bienes y derechos que formarán parte del patrimonio empresarial durante un periodo mínimo de un año. Incluye, entre otros, los inmuebles por lo que recibe un alquiler, las inversiones financieras a largo plazo o la maquinaria. Los activos corrientes, por el contrario, son los que formarán parte del patrimonio menos de 12 meses (el dinero en efectivo que hay en la caja o la mercancía a la venta, por ejemplo).
El pasivo: como el anterior, se clasifica en corriente (deudas a corto plazo) y no corriente (deudas a largo plazo).
El patrimonio neto: se divide en los fondos propios y las subvenciones.
En función del número de trabajadores y del importe de la cifra de negocios, el balance de situación puede ser normal, abreviado o pyme.
Los estados financieros básicos
Estado de resultados
También conocido como estado de ganancias y pérdidas, resume las operaciones derivadas de las actividades económicas de una empresa durante un periodo determinado.
El resultado final se obtiene tras restar a los ingresos de una empresa durante un determinado período fiscal los distintos gastos, tanto ya efectivos como futuros en forma de pagarés, cheques, intereses, etc.
Para elaborar el estado de resultados se desglosan de forma detallada todos los gastos, pérdidas, beneficios e ingresos. Se distribuyen en distintas categorías para obtener dos tipos de resultados: antes y después de aplicar los impuestos.
Este documento sirve para mostrar si la compañía está cumpliendo sus objetivos financieros. También ofrece la posibilidad de conocer cuál es su rentabilidad, qué bienes posee, cómo los ha conseguido e, incluso, cuánto dinero consigue por cada inversión.
Lo normal es que el estado de resultados se calcule de forma mensual, pero su periodicidad es flexible. Si durante ese período los ingresos netos superan a los gastos, tu empresa habrá obtenido beneficios (saldo positivo). Cuando ocurre lo contrario, significa que estás entrando en pérdidas (saldo negativo).
Para poder hacer los cálculos de forma rápida y correcta, lo mejor es tener todas las cifras ordenadas y contabilizar tanto los gastos como los ingresos en el momento en que se producen. De esta forma, llegado el momento solo tendrás que sumar los importes y asentarlos en la cuenta correspondiente. Una pagina sencilla de EXCEL es un gran aliado para ayudarte en esta tarea.
Estados de flujos
Informa sobre las variaciones y movimientos de efectivos y sus equivalentes en un periodo determinado. La información de los flujos de efectivo (cantidad de dinero que tiene una empresa circulando) es útil porque suministra las bases para evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo o equivalentes y también muestra sus necesidades de liquidez.
Además, es posible saber con detalle de dónde ha salido el efectivo y a dónde ha ido a parar. Ten en cuenta que no es lo mismo obtener dinero de un préstamo que de una aportación económica de los socios.
El Estado de Flujos de Efectivo clasifica los movimientos por actividades. Se puede hablar de tres tipos:
- Flujos de efectivo de las actividades de explotación: pagos y cobros relacionados con la actividad principal de la empresa.
- Flujos de efectivo de las actividades de inversión: pagos para adquirir activos no corrientes y cobros procedentes de las ventas o de las amortizaciones.
- Flujos de efectivo de las actividades de financiación: cobros que provienen de la venta de títulos o valores y pagos realizados para amortizar préstamos, por ejemplo.
Utilidad de los estados financieros
De todo lo indicado se puede deducir que los estados financieros son un instrumento básico para la evaluación del rendimiento de una compañía, ya que son parte importante para la aplicación de fórmulas financieras, estadísticas y comparaciones.
La elaboración de los distintos documentos que reflejan los estados financieros es muy útil para:
- Conocer si se está produciendo algún tipo de desajuste en las cuentas generales de la empresa o los presupuestos que interfiera en su normal funcionamiento y viabilidad.
- Establecer y delegar responsabilidades entre los distintos departamentos y profesionales.
- Saber si tus finanzas, las de tus clientes y proveedores están o no saneadas.
- Tener la información suficiente como para tomar decisiones relacionadas con la gestión.
- Aportar transparencia sobre el estado económico de la empresa.
- Ver la evolución de un mes con respecto al anterior y, con ello, poder tomar decisiones de cara al futuro.
- Comparar la situación financiera de tu compañía con la de la competencia.
- Tener preparada la documentación necesaria para solicitar un financiamiento o ponerla a la venta.
- Ofrecer la base para el cálculo de impuestos por parte de las Administraciones Públicas.
Tal y como comencé este artículo, considero que el área financiera es la columna vertebral dentro de cualquier modelo de negocio, y aunque profundizar sobre todos estos términos sería muy extenso, mi intención es brindar herramientas básicas para que puedas implementarlas desde ya en tu empresa o emprendimiento y así obtener mejores resultados a los que has obtenido hasta el día de hoy.
Para cualquier consulta adicional estoy completamente a la orden. @Luis_Thielen